PRIVACYBELEID & ALGEMENE VOORWAARDEN

1. Over ons
Kras-Ot is een vertaal- en legalisatiebureau gevestigd in Amsterdam, Nederland. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG/GDPR en de toepasselijke Nederlandse wetgeving.
Contactgegevens: Kras-Ot | info@skyhills.kras-ot.org

2. Toepasselijkheid voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Kras-Ot en de opdrachtgever, en op alle gebruik van onze website. Door een opdracht te plaatsen of de website te gebruiken gaat u akkoord met dit document.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Klantgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en organisatienaam.
Documentgegevens: de inhoud van documenten die u ter vertaling of legalisatie aanlevert, waaronder diploma’s, certificaten, paspoortgegevens, geboorteakten en andere officiële documenten.
Betalingsgegevens: facturatiegegevens en transactie-informatie. Wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op — betalingen verlopen via beveiligde externe providers.
Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en bezochte pagina’s, verzameld via cookies en analysetools.

4. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — voor het uitvoeren van vertalingen, legalisaties en facturatie
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) — voor de fiscale bewaarplicht van financiële gegevens
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — voor beveiliging en verbetering van onze diensten
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) — voor nieuwsbrieven, in te trekken op elk moment

5. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van vertaal- en legalisatieopdrachten
• Het verwerken van betalingen en versturen van facturen
• Communicatie over de status van uw opdracht
• Het verbeteren van onze diensten en website
• Het verzenden van nieuwsbrieven (alleen met toestemming)
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

6. Opdrachten en levering

Een opdracht komt tot stand na schriftelijke bevestiging per e-mail. De levertijd wordt per opdracht overeengekomen. Bij spoedvertaling bedraagt de levertijd maximaal 24 uur. Kras-Ot is niet aansprakelijk voor vertragingen veroorzaakt door onvolledige aanlevering van documenten door de opdrachtgever.

7. Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn in euro (EUR) en exclusief BTW, tenzij anders vermeld. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij spoedopdrachten kan vooruitbetaling worden vereist. Prijswijzigingen zijn niet van toepassing op reeds bevestigde opdrachten.

8. Annulering en restitutie

Opdrachten kunnen kosteloos worden geannuleerd tot het moment waarop de werkzaamheden zijn gestart. Na aanvang worden de reeds gemaakte kosten in rekening gebracht naar rato van het voltooide werk.

9. Vertrouwelijkheid en doorgifte aan derden

Kras-Ot behandelt alle ontvangen documenten strikt vertrouwelijk. Gegevens worden alleen gedeeld met:

• Vertalers en specialisten betrokken bij uw opdracht
• Notarissen en officiële instanties voor legalisatie
• Betalingsproviders en IT-dienstverleners

Alle derden zijn contractueel verplicht uw gegevens vertrouwelijk te behandelen. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

10. Bewaartermijnen

• Klant- en opdrachtgegevens: 7 jaar na afronding (fiscale bewaarplicht)
• Documentinhoud: verwijderd binnen 30 dagen na aflevering, tenzij anders overeengekomen
• Technische websitegegevens: maximaal 13 maanden (geanonimiseerd)
• Nieuwsbrief-abonnees: tot uitschrijving

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies voor een stabiele werking en websiteanalyse. U kunt voorkeuren instellen via uw browserinstellingen. Wij gebruiken Google Analytics — data wordt geanonimiseerd verwerkt.

12. Beveiliging

Kras-Ot past SSL-versleuteling toe, beperkt de toegang tot klantgegevens en voert regelmatige beveiligingscontroles uit. Gezien de gevoelige aard van de documenten die wij verwerken, hanteren wij strikte vertrouwelijkheidsprotocollen.

13. Kwaliteit en klachten

Klachten dienen binnen 14 dagen na levering schriftelijk gemeld te worden via info@skyhills.kras-ot.org. Wij reageren binnen 10 werkdagen. Bij een gegronde klacht zorgen wij voor kosteloos herstel of gedeeltelijke restitutie.

14. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Kras-Ot is beperkt tot het bedrag van de betreffende opdracht. Kras-Ot is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. Vertalingen vervangen niet het advies van een juridisch of notarieel specialist.

15. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij verwerken
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering — verzoeken uw gegevens te wissen
• Beperking — de verwerking laten beperken
• Gegevensoverdraagbaarheid — gegevens in standaardformaat opvragen
• Bezwaar — tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Toestemming intrekken — voor verwerkingen op basis van toestemming

Verzoeken indienen via info@skyhills.kras-ot.org. Wij reageren binnen 30 dagen.

Voor klachten kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Intellectueel eigendom

Geproduceerde vertalingen zijn na volledige betaling eigendom van de opdrachtgever. Kras-Ot behoudt het recht anonieme vertaalgeheugens intern te gebruiken voor kwaliteitsverbetering.

17. Toepasselijk recht en wijzigingen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in Amsterdam. Kras-Ot behoudt zich het recht voor dit document te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op skyhills.kras-ot.org.